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Covid et mariage 2021 : Comment gérer le report avec ses prestataires

En 2020, la pandémie de covid a empêché de nombreux couples de se marier. Pour certains la célébration n’a été (ou ne sera) que partie remise. Pour d’autres elle a changé de forme pour s’adapter à la situation. Cette pandémie a également affecté les professionnels qui gravitent autour du monde du mariage. Certains de ces professionnels ont d’ailleurs déjà mis la clé sous la porte.

L’an dernier, l’espoir portait sur 2021, qui serait, on l’espérait, meilleure que 2020. A l’heure actuelle, tout ce qu’on sait c’est que 2021 ne sera ni identique à 2020, ni identique à 2019. Alors si vous prévoyez de vous marier en 2021, félicitations, mais aussi bonne chance ! En 2020, certains couples ont réussi à se marier, d’autres ont dû reporter. Difficile de savoir dans quelle catégorie vous vous trouverez cette année. Alors mieux vaut prévenir que guérir. Dans cet article, je vous donnerai quelques conseils pour gérer au mieux un éventuel report de votre mariage avec vos prestataires.

Choisir des prestataires qui vous comprennent

Pour qu’une situation délicate ne se termine pas en eau de boudin, il est essentiel de s’entourer de personnes qui chercheront à se mettre à votre place, et à vous comprendre. Donc si vous n’avez pas encore choisi certains de vos prestataires, prenez soin de privilégier le feeling avec les futurs membres de votre équipe. Il faut de la confiance entre vous, des valeurs et des cas concrets solides dans les contrats, avec lesquels vous êtes en accord. Si le cas qui vous tombe dessus n’a pas été anticipé dans le contrat, mais que vous étiez sur la même longueur d’ondes vis-à-vis des autres cas de figure, il y a de fortes chances pour que la solution que vous trouvez ensemble vous convienne.

Vous et votre prestataire, sur la même longueur d’ondes (gif extrait de la série HIMYM)

Et pour ceux que j’ai déjà choisi ?

Pour les prestataires que vous avez déjà choisis, il est encore temps de nourrir votre relation avec eux. Donnez-leur des nouvelles sur votre situation personnelle et sur l’avancement de vos préparatifs. Demandez-leur comment ils vont, et si la situation leur pèse. Essayez d’être transparents et honnêtes avec eux. Si vous avez des inquiétudes, parlez-en. Comme cela si un report s’impose, il vous sera plus facile d’en parler. Vous serez en confiance sur le fait qu’ils seront à l’écoute de vos inquiétudes et qu’ils chercheront des solutions avec vous.

Si vous commencez à envisager l’idée de reporter votre mariage prévu pour 2021 à cause du covid, mieux vaut en parler rapidement avec vos prestataires pour savoir ce qu’ils en pensent.

Quand ton prestataire répond à tes inquiétudes et te rassure (Gif extrait de la série Anne with an e)

D’une part cela vous rassurera de commencer à dessiner un plan B. D’autre part, ça évitera que l’idée fasse son chemin trop longtemps de votre côté et que vous annonciez à vos prestataires une décision mûrement réfléchie qui les concerne et à laquelle ils n’auront pas eu le temps de se préparer. Ce genre de déséquilibre est un super terreau pour les incompréhensions et les braquages, mieux vaut garder tout le monde au courant des dernières inquiétudes de chacun.

Comprendre vos prestataires

Réciproquement, pour que votre report ne devienne pas un calvaire, il va falloir vous mettre un peu à la place de vos prestataires. Comprendre leur façon de gérer cette crise, pour leur apporter votre aide au mieux. Vous formez une équipe avec eux. En les soutenant vous leur permettrez de vous soutenir en retour. Car si vous reportez votre mariage à plus tard, c’est top. Si vous avez réussi à obtenir un report sans aucune conséquence financière pour vous, super. Mais si tous vos prestataires mettent la clé sous la porte au moment de votre mariage car tous leurs couples ont eu les mêmes exigences et que leurs entreprises n’avaient pas les reins assez solides pour y répondre, vous risquez de galérer pour vous marier dans de bonnes conditions. 

Ca c’est votre team mariage, prête à affronter le report (gif extrait de la série Peaky blinders)

Donc n’hésitez pas à leur demander si vous pouvez les aider, avant même de commencer à envisager un éventuel report. Parler d’eux autour de vous peut être d’une grande aide par exemple. Ca ne vous coûte rien mais ils l’apprécieront sûrement. Après tout si vous les avez choisis c’est parce que vous aimez leur travail. Vous avez donc a priori envie que leur activité survive à la crise pour les avoir avec vous le jour où vous vous direz oui. En ouvrant le dialogue sur leur situation, vous pourrez ainsi aborder le sujet de l’éventuel report de mariage avant de devoir prendre une décision de report. Et connaître leur point de vue et ce qu’ils ont mis en place.

S’adapter à vos prestataires

Un prestataire de mariage a souvent des valeurs qui guident ses décisions. Si les valeurs de vos prestataires sont les mêmes que les vôtres, vous aurez moins de mal à trouver un terrain d’entente. Cependant un prestataire de mariage, c’est aussi une entreprise. Et pour que cette entreprise continue d’exister, elle doit garder un équilibre financier. Chaque prestataire doit donc jongler entre ses valeurs et l’équilibre de son entreprise. Le résultat, c’est que chacun de vos prestataires aura sa propre façon de gérer les reports. Un même prestataire pourra même avoir une manière différente de gérer différents reports. Tout simplement parce que sa situation financière n’est pas la même à tout moment. Il pourra peut-être se permettre un remboursement à un instant T, mais pas forcément 3 mois plus tard.

Petite mise en situation

Imaginez qu’il arrive un soucis à l’un de vos amis. De votre côté, ce mois-ci ça va, vous avez eu une petite prime. Vous décidez donc de l’aider en lui prêtant 200 euros. Si un autre ami venait vous voir 3 mois plus tard en vous demandant 200 euros, rien ne dit que vous serez en mesure de les lui prêter. Et le fait que vous l’ayez fait une fois pour quelqu’un d’autre n’y change rien. Le fait que vous disiez non à cet autre ami ne veut pas non plus dire que vous vous souciez moins de lui. Ca peut tout à fait être juste que sa demande ne tombe pas au bon moment pour vous. Un remboursement, pour un prestataire, c’est dans presque tous les cas un cadeau qu’il vous fait. Rien ne l’y oblige (sauf bien sûr si c’est écrit noir sur blanc dans son contrat, mais un prestataire qui s’engage à rembourser quelque soit le contexte de l’annulation d’un mariage aura probablement du mal à maintenir un équilibre financier).

Si vous arrivez comme ça en face de vos prestataires, ça risque de ne pas se passer de manière très apaisée (Gif extrait de la série Vikings)

N’entrez pas dans le conflit

Vous devrez donc jongler entre les différentes manières de gérer de vos prestataires. Il est d’ailleurs tout à fait possible qu’ils n’aient pas tous la même approche. Aucune approche n’est bonne dans tous les cas. Chacun fait au mieux avec la situation. N’essayez pas de culpabiliser l’un de vos prestataires en brandissant ce qu’un autre a fait. Vous pouvez proposer quelque chose qu’un autre prestataire vous a proposé (après tout il est possible que votre prestataire n’y ait tout simplement pas pensé). Mais si la personne vous dit qu’elle ne peut pas le faire, ne mettez pas en doute son propos parce que quelqu’un d’autre l’a fait. Elle fait au mieux, faites-lui confiance !

Se faire confiance mutuellement

Chaque prestataire gère la situation à sa manière. Si vous avez construit une relation de confiance avec eux en amont, ce sera une force. Votre prestataire ne vous prêtera pas de mauvaises intentions si vous avez régulièrement pris de ses nouvelles et l’avez inclus dans vos préparatifs. Car oui, certains couples ont abusé de la confiance de leurs prestataires en 2020. Certains ont par exemple annoncé une annulation du mariage et demandé un remboursement en se servant de l’excuse covid pour en réalité opter pour un autre prestataire. D’autres ont menacé de ruiner sa réputation si le prestataire ne leur remboursait pas une somme qu’il était pourtant légalement dans ses droits de conserver. 

Garder foi en l’humanité, c’est possible

Heureusement rien de tout cela ne nous est arrivé. Surement parce que notre approche est centrée sur la relation que nous lions avec nos marié·es. Nos couples tiennent à nous autant qu’on tient à eux. Il y a beaucoup de bienveillance dans nos échanges, d’un côté comme de l’autre. C’est une chance que nous mesurons et que l’on cultive avec soin.

Nous et nos marié·es.

Mais bref, tout ça pour vous dire que la relation que vous lierez avec vos prestataires vous permettra d’avoir des échanges apaisés avec eux. Un prestataire avec qui vous avez une vraie relation ne partira pas du principe que vous cherchez à profiter de la situation pour la lui mettre à l’envers. Il fera donc tout pour que vous puissiez reporter dans de bonnes conditions. Et vous ne partirez pas du principe qu’il se sert de la situation pour s’enrichir. Spoiler alert : Je n’ai encore croisé aucun prestataire qui s’est enrichi pendant cette période. Tout le monde essaie de se maintenir à flot et de limiter la casse pour être encore debout lorsque les mariages reprendront. Gardez-le en tête.

Ne pas mettre vos prestataires devant le fait accompli

La pire chose à faire lors d’un report, c’est de mettre vos prestataires devant le fait accompli. Si vous choisissez votre nouvelle date sans leur demander leurs disponibilités ou leurs conditions de report, vous risquez fortement de leur envoyer ce signal : « vous n’êtes pas important pour nous et que vous soyez dans notre team mariage ou non nous importe peu ». Ca ne les mettra pas dans de bonnes dispositions à votre égard, c’est certain. Il vaut mieux également ouvrir la discussion par mail et leur proposer de vous appeler pour en discuter de vive voix.

Les différentes approches possibles

Chaque prestataire applique ses propres règles, qui peuvent d’ailleurs évoluer au fil du temps, en fonction de sa situation. On peut ranger ces règles sur un spectre allant de « chercher à ce que le client soit le moins impacté possible » à « chercher à ce que mon entreprise soit la moins impactée possible ». On va passer quelques unes de ces règles en revue.

Les règles à l’avantage des marié·es

Certains prestataires ont décidé de n’appliquer aucune hausse de prix pour les reports et de rembourser les sommes versées (acomptes ou avances de solde) en cas d’indisponibilité. Une approche 100% guidée par la volonté d’épargner les marié·es. Beaucoup de prestataires ont fait ce choix lors des tout premiers reports. C’est tout à fait logique car la grande majorité des prestataires de mariage sont aux petits soins pour leurs marié·es. Cependant cette stratégie devient vite dangereuse financièrement si trop de reports sont demandés sur une période rapprochée. Car chaque remboursement ou report sans majoration représente une perte sèche pour le prestataire. Si elle n’est pas compensée par d’autres rentrées d’argent, l’équilibre financier est rompu, et le prestataire ne pourra peut-être pas assurer la prestation qu’il a promis.

2021 et son lot de nouveaux problèmes

De plus, une nouvelle problématique s’ajoute pour les mariages de 2021, car certains prestataires (pas tous) ont pu recevoir des aides en 2020, conditionnées à leur chiffre d’affaires. Ces aides leur ont permis de se maintenir à flot financièrement, et dans certains cas de proposer des solutions à l’avantage des marié·es. Elles se sont déjà taries pour certains corps de métier, et ne tarderont pas à s’arrêter pour les autres. Cela signifie que chaque paiement que vous avez fait en 2020 a pu leur retirer l’accès à ces aides.

Donc en vous remboursant en 2021 une somme perçue en 2020, ce n’est pas que votre prestataire revient à l’équilibre. Si vous avez payé 400 euros en 2020 et que vous demandez à en être remboursé en 2021, ce prestataire a peut-être renoncé à 400 euros d’aides, et devra sortir 400 euros de sa trésorerie pour vous rembourser. Et ce même si il trouve un autre couple prêt à se marier sur la date que vous aviez choisie.

Les règles à l’avantage du prestataire

Certains prestataires ont fait le choix d’appliquer systématiquement leurs nouvelles plaquettes tarifaires lors des reports, ou de facturer un supplément. D’autres ont imposé des dates de report strictes (en hors saison ou en semaine par exemple). D’autres encore ont demandé à ce que l’intégralité du solde soit versé en cas d’annulation de la prestation. Dans tous ces cas, la priorité a été mise sur la survie de l’entreprise. Appliquer ces règles permet à ces prestataires d’être sûrs de maintenir leur équilibre financier et de pouvoir assurer les prestations promises.

Dites-vous que même en appliquant ces règles qui peuvent sembler injustes aux yeux des marié·es, vos prestataires ne gagnent pas d’argent sur leur dos. Ils limitent juste la casse. Car 2020 a limité très fortement les mariages de dernière minute qui viennent généralement compléter la saison des prestataires. Donc même un prestataire qui aurait demandé l’intégralité du solde à tous ses couples de 2020 forcés d’annuler ou de reporter aurait fait un chiffre inférieur en 2020 à ce qu’il aurait dû faire si 2020 avait été une année classique. Ses charges restant en revanche présentes.

Les entre-deux

Chez d’autres prestataires, le compromis est de mise, avec par exemple des remboursements sous forme d’avoirs (qui souvent peuvent être revendus par les couples), ou des remboursements sous condition que la date soit reprise par un autre couple. L’avoir reste une perte pour le prestataire, mais plus diluée dans le temps. Les couples peuvent ainsi faire appel aux services de ce prestataire pour d’autres services (si son activité s’y prête), offrir leur avoir à un couple d’ami·es qui se marie bientôt, ou encore revendre leur avoir à un couple intéressé par ce prestataire.

Le sur-mesure

Comme beaucoup de prestataires, nous avons fait face à une vague de reports en 2020. Certains de nos couples de 2021 s’inquiètent également. Face à chaque demande de report, nous avons eu pour priorité le respect de nos engagements. Cela nous a mené à essayer de reporter dans un maximum de cas nos mariages en maintenant les tarifs qui avaient été signés. Mais aussi à mettre d’autres règles en place pour maintenir notre équilibre financier. Car laisser notre entreprise couler avant que nos couples aient pu se dire oui revenait à ne pas respecter nos engagements. Nous avons donc brodé entre différentes règles, pour tisser, avec nos couples, un cadre qui nous permet de rester humains tout en nous maintenant à flot financièrement.

Notre politique de reports de mariage

Si vous voulez voir à quoi ressemble notre cadre, le voici. C’est compliqué, on le sait. Tout simplement parce qu’on veut qu’un maximum de nos couples puisse reporter dans les conditions de signature. Mais pour que ce soit possible sans mettre en péril notre équilibre il faut des garde-fous. Je le répète, cette manière de faire est la nôtre. Elle est adaptée à notre situation, et à notre relation avec nos couples. C’est un cadre qui nous sert de guide, et qui fonctionne de paire avec notre planning de réservation (quelques informations sur ce planning de réservation sur notre FAQ).

Report de mariage, exemple de fonctionnement
Notre politique vis-à-vis des reports

Lorsqu’il nous est possible d’adoucir une règle, on le fait. On s’adapte à la situation de nos couples le mieux possible, en plus de ce cadre qui prend en compte beaucoup de cas de figures. Mais seulement si on est sûrs que cet écart ne mettra pas trop en péril notre survie, afin de pouvoir être là pour nos couples quand ils se diront oui. En aucun cas ce diagramme n’est un modèle à suivre, à brandir à vos prestataires pour exiger qu’ils fassent la même chose. Chacun de vos prestataires aura son propre cadre, adapté à sa propre situation et à son propre fonctionnement. Et si vous avez bien choisis vos prestataires, adapté à vos besoins.

Vous vous mariez et vous n’avez pas encore choisi votre photographe ?

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